11 Histori Produktivitas Outlook Email Yang Tidak PernahAnda Tahu

Jika Anda pernah bekerja untuk organisasi ukuran enterprise atau bisnis mapan, Anda mungkin pernah bertemu dengan Microsoft Outlook.

Pengalaman email klasik ini telah menjadi raja di dunia bisnis untuk waktu yang lama, terutama karena biasanya dibundel dengan aplikasi Microsoft Office lainnya.

Meskipun merupakan solusi yang kuat, tidak selalu yang paling mudah dinavigasi dengan cepat dan efisien. Dan, jika Anda mengandalkan Outlook untuk sebagian besar komunikasi bisnis Anda, waktu terbuang dapat menghabiskan biaya besar.

Untungnya, ada cara untuk membuat Outlook bekerja untuk Anda. Berikut adalah 11 hacks produktivitas yang mungkin tidak Anda ketahui yang bisa Anda mulai.

1. Pulihkan Item yang Dihapus

Pernahkah Anda mengalami teror yang terkait dengan penghapusan item Outlook secara permanen yang tidak Anda maksudkan untuk dikirim ke jurang?

Sekarang, sebagian besar pengguna tahu cara memulihkan email atau janji temu yang baru saja ditransfer ke folder sampah, namun tahukah Anda bahwa Anda dapat memulihkan pesan yang telah benar-benar dihapus juga?

Jika Anda memiliki akun Microsoft Exchange, masih ada harapan; adalah mungkin untuk mendapatkan kembali email ini, karena mereka sering masih berada di server.

2. Ingat Email

Pada beberapa titik dalam kehidupan profesional Anda, Anda mungkin akan mengirim email ke seseorang yang tidak Anda inginkan, misalnya, jika Anda menekan tombol Balas Semua alih-alih Balas karena kesalahan.

Bila (tidak jika) ini terjadi, mudah panik. Tapi semua tidak hilang! Anda bisa menarik kembali email dari ether sebelum orang tersebut memiliki kesempatan untuk membacanya.

3. Pengiriman Email Tertunda

Terkadang, Anda memerlukan email untuk dikirimkan pada saat yang tepat. Anda memiliki dua pilihan: Tetapkan pengingat atau coba ingat untuk mengirimkannya pada waktu yang tepat; atau biarkan Delay Delivery menyelamatkan hari.

Delay Delivery memungkinkan Anda memilih waktu di masa depan agar pesan benar-benar sampai di kotak masuk orang lain, sehingga Anda dapat mengirimkannya sekarang dan mengetahuinya akan muncul saat waktunya tepat.

Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang pengiriman email tertunda di Outlook di sini: Keterlambatan atau Jadwal Mengirim Pesan Email

4. Melacak Hari Libur

Berusaha mengingat saat libur umum tidak selalu mudah. (Apa? Anda tidak memiliki Columbus Day hafal?) Untungnya, Microsoft Outlook dapat membantu Anda.

Perangkat lunak ini memiliki jadwal liburan untuk puluhan negara, membiarkan Anda melacak sendiri dan juga klien internasional Anda. Sekarang Anda tidak perlu khawatir melupakan bahwa Anda memiliki hari libur, bahwa anak-anak Anda tidak akan bersekolah, atau bahwa rekan bisnis duniawi Anda tidak akan tersedia.

5. Multiple Time Zones

Fitur lain yang bagus untuk tim terdistribusi dan siapa saja yang berbisnis dengan orang-orang di daerah lain adalah kemampuan untuk melihat beberapa zona waktu di kalender Anda. Hal ini membuat penjadwalan janji bersama sangat mudah dan membantu memastikan Anda tidak sengaja mengganggu makan malam seseorang (atau tidur) dengan konferensi atau pertemuan mengejutkan.

Untuk petunjuk sederhana, lihat di sini: Tambah, Ubah atau Hapus Zona Waktu

6. Pengodean Warna

Mari kita hadapi fakta; It's nice ketika email dari atasan Anda atau klien penting menonjol dari deretan nawala digital dan komunikasi dasar.

Meskipun Anda memiliki pilihan untuk menandai barang-barang ini secara manual, Anda dapat menghemat banyak waktu dengan menyiapkan Format Bersyarat yang melakukan pekerjaan untuk Anda. Cukup tentukan aturan dan biarkan barang email dan kalender Anda bersinar seperti unicorn berwarna pelangi dengan warna tersendiri.

Anda juga bisa mengubah fontnya. Jadi, jika melihat pesan manajer Anda di Komik Sanstickles tulang lucu Anda, Anda mungkin bisa melakukan hal itu.

7. Keterlambatan Menandai Email sebagai Baca

Sementara beberapa orang menganggap cara Outlook menandai email yang dibaca mudah ditemukan, sebenarnya Anda bisa merasakan sakit pada Anda-tahu-bagaimana jika Anda melalui pesan Anda dengan cepat.

Cukup dengan mengklik tanda email karena telah dibaca, dan itu tidak ideal jika Anda membukanya secara tidak sengaja atau perlu diingat untuk kembali lagi nanti.

Untungnya, ada pilihan untuk menghentikan Outlook dari asumsi Anda ingin pesan ditandai sebagai dibaca begitu cepat. Anda dapat mengatur penundaan sehingga hanya pesan yang dilihat untuk jangka waktu tertentu (seperti 30 detik) secara otomatis ditandai.

8. Abaikan Percakapan

Pernahkah Anda berakhir dengan string email yang tidak ada hubungannya dengan Anda? Mungkin seseorang salah ketik alamat email seseorang yang benar-benar perlu dilibatkan atau diasumsikan Anda ingin ambil bagian.

Terlepas dari alasannya, Anda mungkin akan segera dibombardir lagi, berkat opsi Reply All yang praktis dan mudah, dan membuat setiap orang menghapus nama Anda mungkin tidak masuk akal.

Tapi tidak perlu resah! Anda tidak ditakdirkan harus berurusan dengan pesan. Sebagai gantinya, Anda dapat mengabaikan percakapan, menjaga agar pesan keluar dari kotak masuk dan dengan aman ditransfer ke folder Item yang Dihapus.

9. Pintasan Keyboard

Semua program Microsoft Office memiliki daftar cara pintas keyboard yang substansial. Belajar ini dapat menghemat banyak waktu, terutama karena Anda tidak perlu beralih antara keyboard dan mouse / touchscreen / touchpad untuk menyelesaikan tugas umum.

Anda bisa melihat daftar lengkap shortcut keyboard yang tersedia di sini: Keyboard Shortcuts

10. Langkah Cepat

Jika pintasan keyboard standar tidak memenuhi semua kebutuhan Anda, Anda dapat beralih ke Langkah Cepat untuk membantu Anda bekerja lebih efisien. Tindakan yang dapat disesuaikan ini memungkinkan Anda melakukan beberapa tindakan dengan sekali klik tombol, membuat tugas berulang menjadi mudah.

11. Bagian Cepat

Bagi pengguna Outlook yang sering mengetikkan frase tertentu (bayangkan pemasaran dan penjualan pitch lineor mengingatkan karyawan untuk membersihkan kulkas pada hari Jumat), berulang kembali dan lagi bisa membuat frustrasi.

Quick Parts memungkinkan Anda melewatkan kebosanan dengan membuat file tersimpan yang menyimpan teks dan kemudian dapat dipanggil kapanpun Anda membutuhkannya. Kapan pun Anda mulai mengetik salah satu frase, Outlook secara otomatis akan menawarkan untuk mengisi sisanya untuk Anda. Anda juga dapat mengaksesnya sesuai permintaan melalui menu drop-down Quick Parts.

Khusus Buat Sista Nih Obat Pelancar Haid